Στο Αποθετήριο Καινοτομιών εντάχθηκε η Πλατφόρμα Εργασιακής Δικτύωσης και Επικοινωνίας που σχεδιάστηκε, αναπτύχθηκε και εφαρμόζεται από το δήμο Καλαμαριάς και η οποία μπορεί πλέον να διαμοιραστεί και να εφαρμοστεί ως καλή πρακτική και σε άλλους φορείς του δημοσίου.

Η καινοτομία αυτή αφορά την καλύτερη αξιοποίηση των υποδομών και πόρων με παράλληλη ελαχιστοποίηση του κόστους, καθώς επίσης και για την κάλυψη του κενού στην ενιαία και οριζόντια πληροφοριακή οργάνωση προς όλα τα στελέχη του Δήμου.

Ειδικότερα ο δήμος Καλαμαριάς με την ενιαία πλατφόρμα εργασιακής δικτύωσης και επικοινωνίας δημιούργησε ένα συνεργατικό εργαλείο ώστε υπάλληλοι του δήμου και αιρετοί να αποτελούν μία ομάδα που εργάζονται για το δημόσιο όφελος, να αυξηθεί η παραγωγικότητα και η αποτελεσματικότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών.

Αποτελέσματα της καινοτομίας

Με τη χρήση της πλατφόρμας, επιτεύχθηκαν τα εξής:

Δυναμική παρακολούθηση και διαχείριση οργανογράμματος των υπηρεσιών και ανθρώπινων πόρων του Δήμου με τμήματα και ρόλους. Το οργανόγραμμα αποτελεί σημαντικό πυλώνα της λειτουργίας του προγράμματος αφού σε αυτό βασίζονται αυτοματισμοί, κοινοποιήσεις, ενημερώσεις και δυνατότητες που μπορεί να έχει στη διάθεση του ο κάθε χρήστης από την εφαρμογή ανάλογα με τον ρόλο του. Στο οργανόγραμμα σχεδιάζονται όλες οι Διευθύνσεις και τα τμήματα σε ιεραρχική δομή, συμπληρώνονται με εύκολη διαδικασία drag-drop, τα στελέχη που συμμετέχουν σε κάθε τμήμα και ο ρόλος τους και αποτυπώνονται οι ιεραρχικές σχέσεις.
Δημιουργία πρότυπων διαδικασιών για αυτοματοποίηση ενεργειών και καθοδήγηση στελεχών.
Ενοποίηση των εργαλείων επικοινωνίας μέσα από ένα περιβάλλον (email, εσωτερικά μηνύματα, chat), της διαχείρισης αρχείων και φακέλων.
Ενιαία γνωσιακή βάση του Δήμου διαθέσιμη προς όλα τα στελέχη του Δήμου.
Παροχή ολοκληρωμένης πληροφόρησης στα στελέχη των υπηρεσιών για άμεση διεκπεραίωση αιτημάτων/θεμάτων πολιτών και επιχειρήσεων μέσα από ένα περιβάλλον με εξοικονόμηση χρόνου και κόπου.
Real time ενημέρωση εμπλεκομένων στελεχών βάσει οργανογράμματος.
Προσωπικό ημερολόγιο εργασιών, αναθέσεις ενεργειών και πλάνο εργασιών και εκκρεμοτήτων τμήματος/Διεύθυνσης.
Εποπτεία, αναφορές και στατιστικά της λειτουργίας των υπηρεσιών και Διοικητικής πληροφόρησης για υποστήριξη αποφάσεων.
Κάλυψη περιφερειακών αναγκών διαχείρισης με ενσωμάτωση εφαρμογών, όπως διαχείρισης οχημάτων και κίνησης, διαχείρισης καυσίμων, υπηρεσιακών σημειωμάτων, διαχείριση νομικών συμβούλων, διαχείριση ΚΑΠΗ, διαχείριση Κολυμβητηρίου.
Ηλεκτρονική άμεση διακίνηση εγγράφων μεταξύ κτιρίων και Διευθύνσεων.
Χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών για emails & έγγραφα. (Η πλατφόρμα υποστηρίζει πλήρως το θεσμικό πλαίσιο και τις διαδικασίες ψηφιακών υπογραφών και εγκρίσεων).
Εκτίμηση – περιγραφή για τις αναγκαίες συνθήκες επιτυχίας και βιωσιμότητας της καινοτομίας στη δημόσια οργάνωση και γενικότερα:

Η διαχείριση της εφαρμογής γίνεται καθημερινά. Είναι μεγάλο το εύρος των ενοτήτων οι οποίες εξυπηρετούν με διάφορους τρόπους, όπως:

Ενότητα διαχείρισης αρχείων: δημιουργία, ανέβασμα, μετακίνηση, αντιγραφή, διαγραφή, διαμοιρασμός.
Ενότητα εργασίες-ημερολόγιο εργασιών ανά κατηγορία: προγραμματισμένες εργασίες που μπορεί να βάλει ο κάθε χρήστης στο ημερολόγιο του, και αυτές να μπορούν να συνδεθούν με οποιαδήποτε άλλη σχετική οντότητα (π.χ. με έναν λογαριασμό ή μια επαφή), ώστε να συνοδεύει την καρτέλα του έργου ή το ιστορικό της επαφής.
Ενότητα γεγονότα: γεγονός αποτελεί μια κοινωνική εκδήλωση, μια συνάντηση, ένα Δημοτικό συμβούλιο κ.ά., οτιδήποτε συσχετίζεται με τον οργανισμό και πρέπει να ενημερωθούν καθολικά οι χρήστες καθώς και η δυνατότητα «παρακολούθησης-follow» ώστε ο χρήστης να ενημερώνεται αυτόματα στην αρχική του οθόνη για οποιαδήποτε αλλαγή συμβεί στο γεγονός που ακολουθεί.
Ενότητα διαλειτουργικότητα: η διαλειτουργικότητα ήδη από το πρώτο στάδιο εφαρμογής του Comidor έχει επιτευχθεί σε μεγάλο βαθμό, τουλάχιστον με τους φορείς εκείνους που έχουν την αντίστοιχη τεχνολογική δομή και επάρκεια ώστε να μπορούν να επικοινωνήσουν διαδραστικά και με ασφάλεια με τον Δήμο. Γίνονται ουσιώδεις κινήσεις ώστε η ανταλλαγή πληροφορίας ανάμεσα στους φορείς να γίνεται ηλεκτρονικά. Στα πλαίσιο αυτό ήδη ο Δήμος Καλαμαριάς εδώ και 3 χρόνια έχει υλοποιήσει τη διασύνδεση με την Αποκεντρωμένη Διοίκηση Μακεδονίας Θράκης, όλες οι αποφάσεις των συλλογικών οργάνων αποστέλλονται ψηφιοποιημένες και με ψηφιακή υπογραφή ενώ με την ολοκλήρωση της αποστολής λαμβάνεται ο αριθμός πρωτοκόλλου της Αποκεντρωμένης Διοίκησης.
Ενότητα e-collaboration: σε όλους τους Δημοτικούς Συμβούλους των παρατάξεων του Δήμου έχει δοθεί πρόσβαση στην πλατφόρμα και μέσω του Γραφείου Υποστήριξης των Πολιτικών Οργάνων ενημερώνονται για όλα τα θέματα που τους αφορούν όπως: Ημερήσια, Θέματα με τις εισηγήσεις για το Δ.Σ., Οικονομική Επιτροπή, Επιτροπή Ποιότητας Ζωής κ.λπ.
Εμπειρίες, σκέψεις, διαπιστώσεις κ.α.:

Η εφαρμογή επεκτείνεται και σε άλλους τομείς και τμήματα του Δήμου, εκτός από Διοικητικές διαδικασίες:

Εφαρμογή για ΚΑΠΗ

Πρόσβαση στις υποενότητες της ενότητας ΚΑΠΗ έχουν οι χρήστες ανάλογα με τους ρόλους τους: Φυσιοθεραπευτής, Κοινωνικός Λειτουργός, Νοσηλευτής / Γιατρός Εργοθεραπευτής.

Λειτουργίες:

Δημιουργία συνδρομών και αιτήσεων ένταξης για νέα μέλη
Διαχείριση Παραρτημάτων και Τμημάτων ΚΑΠΗ
Διαχείριση των ατομικών επισκέψεων μελών και συμμετοχών σε ομαδικές δραστηριότητες.
Διαχείριση Ομάδων- Δραστηριοτήτων-Επισκέψεων και δυνατότητα σύνδεσης τους με τμήματα και Παραρτήματα ΚΑΠΗ.
Απολογισμός δραστηριότητας χρηστών
Τμήμα Αθλητισμού

Το Τμήμα Αθλητισμού του Δήμου Καλαμαριάς δημιουργήθηκε με σκοπό την διαχείριση και οργάνωση των αθλητικών δραστηριοτήτων στο Δημοτικό Κολυμβητήριο και Γυμναστήριο Καλαμαριάς. Μέσω της πλατφόρμας Comidor οι χρήστες της συγκεκριμένης ενότητας έχουν πρόσβαση στις παρακάτω λειτουργίες: Διαχείριση Τμημάτων ανά Παράρτημα

Προγραμματισμός τμημάτων
Καταχώρηση γενικών και ειδικών εκπτώσεων
Καταχώρηση και επισκόπηση πληρωμών
Δημιουργία εγγραφών μελών
Διαχείριση μελών, εγγραφή σε ενεργά τμήματα
Δημιουργία προγράμματος χειμερινής/ καλοκαιρινής περιόδου ανά τμήμα και ανά παράρτημα
Οχήματα

Η ενότητα Οχημάτων του Δήμου Καλαμαριάς δημιουργήθηκε με σκοπό την διαχείριση και οργάνωση του στόλου του Δήμου καθώς και την διαχείριση όλων των κινήσεων των οχημάτων. Μέσω της ενότητας αυτής είναι δυνατή η:

Καταγραφή στόλου και κατηγοριοποίηση οχημάτων με βάση τον τύπο
Διαχείριση ορίων ταχύτητας
Καταχώρηση δελτίων κίνησης
Καταχώρηση δελτίων καυσίμων
Διαχείριση προγραμματισμένων ελέγχων
Διαχείριση ασφαλειών οχημάτων.